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早在2012年A保險(xiǎn)集團(tuán)就已經(jīng)開始財(cái)務(wù)共享的探索，是我國比較早進(jìn)行財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的企業(yè)之一。在財(cái)務(wù)共享平臺上線以后，A保險(xiǎn)集團(tuán)業(yè)務(wù)效率、財(cái)務(wù)核算逐步走向規(guī)范化，同時(shí)在降低差錯(cuò)率方面取得了很大的提升。

隨著A保險(xiǎn)集團(tuán)對會計(jì)信息質(zhì)量要求的不斷提高，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)職能的事后核算和監(jiān)督已經(jīng)不能滿足企業(yè)對信息質(zhì)量的要求，“業(yè)財(cái)融合”的概念在A保險(xiǎn)集團(tuán)內(nèi)部產(chǎn)生。

為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度融合，A保險(xiǎn)嘗試升級現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享體系，建立內(nèi)外融合的新型財(cái)務(wù)共享平臺，通過接入商旅商城的模式，形成新型的財(cái)務(wù)運(yùn)營管理體制。

一、項(xiàng)目背景與建設(shè)目標(biāo)

A保險(xiǎn)集團(tuán)的信息化基礎(chǔ)較好，從財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（包括辦公自動化OA系統(tǒng)、資產(chǎn)招采管理系統(tǒng)等）到預(yù)算管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享平臺系統(tǒng)一應(yīng)俱全，在國內(nèi)大型企業(yè)中走在前列。但是，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理精益化需求的提升，現(xiàn)有信息化體系所存在的一些問題也日益暴露出來。

第一，業(yè)財(cái)融合的程度不夠。Ａ保險(xiǎn)集團(tuán)盡管有較完備的信息化體系，但傳統(tǒng)手工的會計(jì)信息處理程序和方法仍存在于財(cái)務(wù)核算流程中。同時(shí)，基于不同信息系統(tǒng)之間的融合性，Ａ保險(xiǎn)盡管有效解決了信息孤島的問題，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，但財(cái)務(wù)職能仍未能有效融合到業(yè)務(wù)前端，沒有實(shí)現(xiàn)充分的業(yè)財(cái)融合。

第二，難以同時(shí)響應(yīng)外部核算和內(nèi)部管理的雙重需求。Ａ保險(xiǎn)的各個(gè)系統(tǒng)間存在大量基于業(yè)務(wù)組織、業(yè)務(wù)活動的實(shí)時(shí)、動態(tài)的經(jīng)營信息，很多信息單獨(dú)存在，難以實(shí)現(xiàn)相互間的匹配和有效管控。

第三，費(fèi)用管控不力。Ａ保險(xiǎn)的費(fèi)用管控模式較為傳統(tǒng)和粗放，費(fèi)用發(fā)生過程不透明，資源配置不能做到靈活可控，資源投入效果評價(jià)沒有科學(xué)依據(jù)。

基于這些問題，Ａ保險(xiǎn)明確了構(gòu)建內(nèi)外部融合的新型財(cái)務(wù)運(yùn)營管理體制的需求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流和管理流的有機(jī)融合。

二、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

Ａ保險(xiǎn)財(cái)務(wù)智能項(xiàng)目主要包括：商旅、商城、傳統(tǒng)線下報(bào)銷三部分前端應(yīng)用（其流程如圖1所示），支持移動端及PC端進(jìn)行訪問，同時(shí)包括預(yù)算引擎、核算引擎、業(yè)務(wù)平臺三大智能及操作處理模塊，通過前臺配置及少量系統(tǒng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)常規(guī)及智能業(yè)務(wù)處理。數(shù)據(jù)使用上，通過智能分析數(shù)據(jù)倉庫的合理搭建，能夠靈活、快速、準(zhǔn)確地形成并展現(xiàn)管理所需分析內(nèi)容，并實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)聯(lián)動查詢。

（一）商旅

通過在財(cái)務(wù)共享平臺上接入商旅平臺，取消了出差申請，實(shí)現(xiàn)了自動化的差旅申請、采購和結(jié)算。由訂單交易開始，個(gè)人登錄界面后，自動識別部門，由部門、消費(fèi)類型等字段做好關(guān)系對應(yīng)，預(yù)算、核算字段自動帶出無需逐個(gè)字段選擇，并且把財(cái)務(wù)用到的科目、費(fèi)用明細(xì)等字眼轉(zhuǎn)換為業(yè)務(wù)語言。通過控制引擎、預(yù)算引擎，使差旅費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置到訂單提交環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)審批完由企業(yè)統(tǒng)一支付，無需個(gè)人墊付再報(bào)銷。訂單狀態(tài)達(dá)到指定狀態(tài)自動觸發(fā)對賬，對賬無誤后生成憑證。按A公司結(jié)算要求與供應(yīng)商對賬和核算。

對發(fā)票的處理：賬期結(jié)束后，針對對賬成功的訂單，做發(fā)票申請，供應(yīng)商開具發(fā)票后線上回傳發(fā)票信息并將發(fā)票郵寄到指定地址。線上回傳發(fā)票信息后進(jìn)行發(fā)票檢驗(yàn)、發(fā)票認(rèn)證以及進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出等。線上驗(yàn)證信息以及紙質(zhì)發(fā)票郵寄后做相關(guān)關(guān)聯(lián)并存檔。

圖 1: 商旅管理及費(fèi)用報(bào)銷流程

（二）商城

A保險(xiǎn)的內(nèi)部企業(yè)商城對接京東平臺，上架的是京東自營產(chǎn)品。按照京東提供的商品對應(yīng)的品目與預(yù)算科目進(jìn)行對接。商城的業(yè)務(wù)模式與商旅一致，由訂單交易開始，到商品下單，審批通過后企業(yè)統(tǒng)一支付。采購?fù)瑯舆€是把管理重點(diǎn)放在預(yù)算、核算環(huán)節(jié)。根據(jù)消費(fèi)類型、品目判斷預(yù)算科目，從而判斷是否超費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和超預(yù)算金額。提交審批的這個(gè)環(huán)節(jié)，一旦審批完成，系統(tǒng)會發(fā)訂單給供應(yīng)商，上面可以看到物流信息。商城有一個(gè)在線收貨確認(rèn)的動作，收貨確認(rèn)后，自動對賬，到結(jié)算每月指定結(jié)算時(shí)間，對已對賬狀態(tài)的訂單申請開發(fā)票，發(fā)票信息傳遞給元年。這個(gè)時(shí)候所有的合同、訂單、發(fā)票數(shù)據(jù)都通過電子化的方式存儲在系統(tǒng)里面，整個(gè)付款的過程可以做自動化的數(shù)據(jù)匹配，讓付款和發(fā)票的處理以及賬務(wù)處理變成自動化的過程。

（三）線下報(bào)銷

線下消費(fèi)類分為兩部分，一部分是在智能財(cái)務(wù)平臺承載的線下消費(fèi)平臺報(bào)銷的業(yè)務(wù)，另一部分是傳統(tǒng)報(bào)銷類業(yè)務(wù)，是從消費(fèi)到報(bào)銷均在線下處理，既要實(shí)現(xiàn)所有費(fèi)用類型的傳統(tǒng)的線下報(bào)銷業(yè)務(wù)，又要把因同一事項(xiàng)發(fā)生的差旅費(fèi)，分配統(tǒng)一代碼，把線上交易和線下傳統(tǒng)報(bào)銷的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)起來，用來查詢和統(tǒng)計(jì)。（線下業(yè)務(wù)流程見圖2）

圖 2：線下業(yè)務(wù)流程圖

三、實(shí)現(xiàn)效果

（一）人工成本大大減少

原有共享中心模式下，各分公司各部門專職負(fù)責(zé)差旅費(fèi)填單和審批人員一年要產(chǎn)生幾百萬的人工成本，而新的共享中心模式下：員工個(gè)人直接下單預(yù)訂，不需要填單專員，只需部門經(jīng)理審批，不需專員審批，人工成本大大縮減。

（二）工作效率大大提高

智能財(cái)務(wù)因控制的標(biāo)準(zhǔn)前置，預(yù)算引擎嵌入到業(yè)務(wù)發(fā)生中，發(fā)票無需人員審批，所以審批節(jié)點(diǎn)只需一個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)審批即可，這就大大提高了工作效率。

（三）發(fā)票實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

智能財(cái)務(wù)共享模式下，發(fā)票統(tǒng)一管理，每個(gè)月僅需開一張大發(fā)票，不但節(jié)約了審單成本，而且降低了企業(yè)數(shù)據(jù)外漏的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）相關(guān)費(fèi)用獲得降低

智能財(cái)務(wù)共享模式下，由于統(tǒng)一采購、統(tǒng)一結(jié)算且提供了自動比價(jià)功能，因此A保險(xiǎn)的機(jī)票、酒店等相關(guān)差旅費(fèi)用獲得了大幅降低，同時(shí)A保險(xiǎn)在線商城的很多商品價(jià)格也明顯低于某知名電商的官網(wǎng)價(jià)格，日常采購過程走向透明高效且費(fèi)用不斷遞減。