內(nèi)部控制的權(quán)威人士Adrian Cadbury爵士曾說“公司的敗績(jī)都是由內(nèi)部控制失敗引起的”,這一點(diǎn)從中航油巨虧、四川長(zhǎng)虹壞賬等案例都得到了驗(yàn)證。以下歸納了我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制常見的十大問題。
1、出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表
之所以把這個(gè)問題列在十大問題之首,是因?yàn)樗浅F毡榍液蠊麌?yán)重。媒體上時(shí)常見到某某單位出納挪用公款長(zhǎng)達(dá)數(shù)年才被發(fā)現(xiàn)的消息,就是因?yàn)檫@方面內(nèi)部控制缺陷所造成的。遺憾的是,直到今天,仍有很多單位根本沒有意識(shí)到這一問題,或雖然意識(shí)到了卻不以為然,低估了其可能造成的嚴(yán)重后果。
不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個(gè)基本原理,通常需要分離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄,所謂“管錢不管賬,管賬不管錢”就是不相容職務(wù)分離原理的一個(gè)典型運(yùn)用。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn),如果由出納來負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金,并通過偽造對(duì)賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來掩蓋自己的舞弊行為。
從筆者了解的情況看,80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象,究其原因,主要從工作方便角度出發(fā),由于出納經(jīng)常跑銀行,辦理各種收付款,于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)節(jié)表。殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險(xiǎn)隱患,其實(shí)要防范這種風(fēng)險(xiǎn)并不難,只要改由出納以外的人來負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單領(lǐng)取和賬面銀行存款余額核實(shí)工作即可,關(guān)鍵是要從思想意識(shí)上重視起來。
2、“一支筆”審批缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障
領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”,表面看起來似乎控制很嚴(yán)格,不容易出問題,但事實(shí)上這種“一支筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后。
首先,事無巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來審批,囿于時(shí)間和精力,領(lǐng)導(dǎo)最后可能疲于應(yīng)付,分不清主次,審批“一支筆”變成簽字“一支筆”,控制流于形式。
其次,如果缺乏相關(guān)支撐信息,領(lǐng)導(dǎo)無法對(duì)收支合理性進(jìn)行判斷,“一支筆”就會(huì)失去控制作用。例如經(jīng)辦人員申請(qǐng)購買某種設(shè)備,而領(lǐng)導(dǎo)沒有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù),審批就會(huì)演變成一種過場(chǎng)。
第三,領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”會(huì)造成高度集權(quán),不利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督,可能導(dǎo)致腐敗。因此,合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)按照重要性程度大小,適當(dāng)分層授權(quán),逐級(jí)審批。
3、過于依賴業(yè)務(wù)人員企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)的開展失去控制
企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全掌握在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中,對(duì)企業(yè)來說是一件非常危險(xiǎn)的事情。
現(xiàn)實(shí)中經(jīng)??梢钥吹?,不少企業(yè)的業(yè)務(wù)員一旦跳槽或離職,原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之帶走,造成企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)人員過于依賴的被動(dòng)局面。更有甚者,有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項(xiàng)資源,暗地里為自己或親友開拓業(yè)務(wù)、謀取私利,嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。
針對(duì)這種現(xiàn)象,企業(yè)應(yīng)通過完善制度設(shè)計(jì),例如采取建立統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人以上共同參與、適當(dāng)進(jìn)行工作輪換和加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)過程的控制等措施,將業(yè)務(wù)員手中的客戶資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)資源,讓客戶認(rèn)的是企業(yè)本身而不是認(rèn)個(gè)人,這樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就不會(huì)依賴于某一兩個(gè)人,從而保持持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。
4、內(nèi)部控制制度文字描述較多流程圖和配套表單較少
很多單位有這樣一種現(xiàn)象,員工在某個(gè)崗位工作久了后變得駕輕就熟,經(jīng)驗(yàn)老到,工作起來游刃有余,而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職,后面接替的人員則需要花很長(zhǎng)時(shí)間來熟悉情況,重新摸索工作方法。
造成這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)制度主要是文字性東西,缺乏清晰的崗位說明和工作流程圖,執(zhí)行的人往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)和別人“言傳身教”來做事,崗位新手在開始階段工作不知從何入手,通常需要很長(zhǎng)一段學(xué)習(xí)和熟悉過程。
因此,需要有一套完整的制度。一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分:(1)文字描述的支撐制度文件;(2)工作流程圖或流程的文字描述;(3)相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。通過繪制清晰的工作流程圖,可以讓每個(gè)人都能一目了然地知道辦事程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度,而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗(yàn)固化下來,并且通過流程圖能比較容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。
5、內(nèi)部控制制度“救火式”的較多缺乏系統(tǒng)性和完整性
很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來,經(jīng)常是發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問題,于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來規(guī)范。
例如今天發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)高了,就制定一個(gè)通訊費(fèi)管理辦法,明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重,就擬定出辦公用品采購與使用辦法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過的風(fēng)險(xiǎn),而對(duì)未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮不足。此外,這樣的制度體系無論在內(nèi)容上還是形式上,都缺乏系統(tǒng)性和完整性,沒有科學(xué)合理的分類,甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象,政出多門,相互打架。
筆者曾經(jīng)接觸過的一個(gè)單位,僅是購買電腦一項(xiàng),既可以通過信息科購買,因?yàn)樾畔⒖曝?fù)責(zé)整個(gè)單位的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng);也可以通過行政辦公室,因?yàn)殡娔X屬于辦公用品,而辦公用品歸口辦公室管理;還可以通過負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購買,因?yàn)殡娔X是一種固定資產(chǎn)。
為此,企業(yè)應(yīng)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范,包括制度的編號(hào)、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理,并以書面形式予以約束。
6、員工臨時(shí)休假或出差時(shí)缺乏明確的工作交接制度
任何一個(gè)崗位,總會(huì)出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形,很多單位在制度設(shè)計(jì)時(shí)都沒有考慮到員工暫時(shí)離崗時(shí)工作由誰接替的問題。
實(shí)際操作中,在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí),便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來兼任,但事實(shí)上,這種急時(shí)抱佛腳的做法,稍有不當(dāng),可能會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來擔(dān)任,以便相互牽制,而臨時(shí)指派某人兼任的做法,可能會(huì)導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。
例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管,如果因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人暫時(shí)兼任,由一人掌握所有空白支票和印鑒的話,盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大增加。
因此,企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度,防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部控制“真空”的現(xiàn)象。
7、人員招聘時(shí)注重筆試和面試的考察忽視背景調(diào)查
如果雇傭了不誠實(shí)的人,那么即使是最良好的控制也無法防范舞弊。如果企業(yè)不仔細(xì)地篩選應(yīng)聘者,并因此而雇傭了不誠實(shí)的員工,企業(yè)就很有可能遭受損害。
很多企業(yè)在招聘過程中也非常強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘者的誠信,但較多注重于筆試或面試的考察?!叭欢l能知道在一份漂亮的簡(jiǎn)歷背后又隱藏著什么?”。
背景調(diào)查則能有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者有無虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠信記錄、在以前雇主處工作情況,從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者,防止將不合格人員招進(jìn)來。而且背景調(diào)查本身并不需要復(fù)雜的技術(shù),只需要向應(yīng)聘者以前工作過單位打幾個(gè)電話或發(fā)封函件就能夠了解一些非常有用的信息,實(shí)施成本也比較低。
8、關(guān)鍵崗位無強(qiáng)制輪換或帶薪休假制度
企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長(zhǎng)了,會(huì)比較熟悉內(nèi)部控制漏洞所在,實(shí)施舞弊的可能性更大。
現(xiàn)實(shí)中,有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被發(fā)現(xiàn)的,通過強(qiáng)制輪換,或者帶薪休假,在休假期間工作由別人暫時(shí)接替,由于員工離崗時(shí)的工作交接會(huì)受到他人監(jiān)督,那么他實(shí)施并掩蓋舞弊的機(jī)會(huì)將大大減少。美國(guó)貨幣管理局要求全美的銀行雇員每年休假一周,在雇員休假期間,安排其他接替人員做他的工作,就是為了防止員工舞弊行為。
對(duì)我國(guó)企業(yè)來說,對(duì)一些關(guān)鍵崗位,例如財(cái)務(wù)、采購中的部分崗位,通過建立強(qiáng)制輪換和帶薪休假制度,既可以提升員工的工作能力,同時(shí)是防范和發(fā)現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)有效措施。
9、過分強(qiáng)調(diào)控制成本,將效率作為逾越制度的理由
實(shí)施內(nèi)部控制無疑需要成本,并且在一定程度上會(huì)影響到運(yùn)行效率。于是,一些單位管理人員便常常以影響效率為由,反對(duì)內(nèi)部控制措施的推行。
事實(shí)上,如果將各項(xiàng)職能都交給某一個(gè)部門或某一個(gè)人去執(zhí)行,沒有必要的授權(quán)批準(zhǔn)和審核,在效率上可能會(huì)很高,但由此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)急劇上升。因此,為了防止一些重大風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來災(zāi)難性損失,犧牲一定程度的效率是控制風(fēng)險(xiǎn)所必須付出的成本。
現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常碰到的情形是,在企業(yè)推行新的內(nèi)部控制制度,往往會(huì)涉及到原有利益格局的打破和調(diào)整,這時(shí),一些管理人員便表面上以影響效率為由來反對(duì)內(nèi)部控制新舉措推行,實(shí)際是由于個(gè)人或部門利益受到影響。因?yàn)閮?nèi)部控制制度不完善帶來的損失可能是關(guān)系到企業(yè)存亡問題,而效率則是影響企業(yè)發(fā)展的快慢,作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者,不能過分強(qiáng)調(diào)成本因素而忽視內(nèi)部控制制度的建設(shè),應(yīng)當(dāng)合理權(quán)衡內(nèi)部控制的成本和效率的關(guān)系。
10、說一套,做一套,制度放空炮
內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行是個(gè)老生常談的問題,卻又不得不談,很多出問題的案例往往都不是因?yàn)橹贫热狈σ?guī)定,而恰恰是制度有明文規(guī)定卻未能遵照?qǐng)?zhí)行。
內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行原因主要有二:
一、制度本身制定得不合理——或過于理想化,或隨著新情況出現(xiàn),原有制度已不能適應(yīng)卻沒有及時(shí)修改——從而使得制度不具可操作性,自然也就不會(huì)被執(zhí)行;
二、缺乏保證制度執(zhí)行的機(jī)制,一些單位對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行情況既沒有檢查監(jiān)督,又沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,內(nèi)部控制制度成為墻上擺設(shè)和一紙空文也就不奇怪了。
為此,企業(yè)一方面需要提高制度可操作性,另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行力,不能為制度而制度。
11、滯后的法律意識(shí)
無論什么事,一個(gè)良好的意識(shí)至關(guān)重要。以上問題,每一個(gè)都和法律息息相關(guān),要知道,權(quán)利的保護(hù)應(yīng)該是多層面的,不一定要等到公司發(fā)生問題才去救濟(jì),從預(yù)防的意義上說,風(fēng)險(xiǎn)防范是積極保護(hù)。
從司法實(shí)踐來看,“事前救濟(jì)”比“事后救濟(jì)”更有效、更便捷、成本也更低!所以,管理好企業(yè),法律風(fēng)險(xiǎn)的防范顯得非常重要,一個(gè)良好的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不可或缺。
來源:企業(yè)管理雜志
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