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不同于ITIL只有個人認(rèn)證系列,ISO 20000則是對組織的整體認(rèn)證,因此需要全方位的建立符合標(biāo)準(zhǔn)的體系,也意味著認(rèn)證前期準(zhǔn)備工作將是復(fù)雜而細(xì)致的。正所謂“萬事開頭難”,在著手進(jìn)行認(rèn)證之初,必須充分認(rèn)識到良好而充分的前期準(zhǔn)備工作是通過這樣一項國際標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的基石。實際上,對于大多數(shù)組織而言,通常沒有太多認(rèn)證工作相關(guān)的經(jīng)驗,因此在認(rèn)證準(zhǔn)備階段打下扎實的基礎(chǔ),對于整個認(rèn)證實踐都是頗有益處的。
認(rèn)證準(zhǔn)備階段第一步工作就是完成認(rèn)證可行性方案的編寫。如果把認(rèn)證活動理解成一個項目,認(rèn)證方案的編寫就是通過對項目的主要內(nèi)容、目標(biāo)和相應(yīng)配套條件(如管理基礎(chǔ)、管理需求、項目規(guī)模、資源投入等),從技術(shù)、經(jīng)濟、工程等方面進(jìn)行調(diào)查研究和分析比較,并對認(rèn)證可能取得的經(jīng)濟效益及社會效益進(jìn)行預(yù)測,從而形成該項目是否值得實施和如何實施的咨詢意見,為組織的高層提供項目決策的重要依據(jù)。從這個意義上來說,認(rèn)證方案的制定也是認(rèn)證準(zhǔn)備階段中最重要的工作。
1.可行性分析
首先是管理基礎(chǔ)分析。需要對組織自身的管理基礎(chǔ),包括ITIL體系實施的基礎(chǔ)、當(dāng)前的組織架構(gòu)和當(dāng)前管理體系在認(rèn)證過程中的風(fēng)險進(jìn)行全面的評估。
對于那些已經(jīng)成功實施基于ITIL的管理方法的組織來說,需要更標(biāo)準(zhǔn)化的成熟IT服務(wù)質(zhì)量管理體系來確保管理與國際接軌。ISO 20000認(rèn)證將滿足其進(jìn)一步發(fā)展的戰(zhàn)略需求,同時ISO 20000的持續(xù)改進(jìn)機制也確保管理流程具備更強的生命力。
2.效益分析
雖然對于不同的組織來說可能帶來的效益各有不同,但通常ISO 20000可能為組織帶來的效益可能包括以下內(nèi)容:
—改進(jìn)服務(wù)交付的能力,為關(guān)鍵業(yè)務(wù)服務(wù)提供穩(wěn)定的,高質(zhì)量,低成本的可靠的服務(wù);
—為組織內(nèi)部運營過程提供一個管理和溝通的平臺;
—減少服務(wù)交付中的時間成本;
—提高人員利用率,改善激勵,降低人員流失;
……
3.認(rèn)證實施計劃
1) 本書前面已經(jīng)介紹過,認(rèn)證過程主要分為前期準(zhǔn)備階段、差距分析階段、流程建立改進(jìn)和試運行階段、認(rèn)證審核階段等。各個階段的時間和人員分配取決于組織自身的成熟度,可以適當(dāng)調(diào)整幾個階段的資源分配。如果IT服務(wù)管理的基礎(chǔ)較好,前期準(zhǔn)備和流程建立改進(jìn)階段時間可以大大減少。
3) 認(rèn)證計劃中需要包括審核機構(gòu)的部分,由于整個審核過程會包括幾批次,每批次之間另有再改進(jìn)的時間,同時每一次審核需要提前預(yù)約,因此整個實施計劃建議預(yù)留一些時間給審核機構(gòu)。
4.資源與費用
人力資源:通常包括組織自身、第三方咨詢機構(gòu)、認(rèn)證審核機構(gòu)等的人力資源,其中通常較為容易忽視的是組織在全員培訓(xùn)上的人力投入。這在流程體系試運行和認(rèn)證審核階段都是相當(dāng)關(guān)鍵的。
費用方面,通常認(rèn)證實施項目包含以下5個部分:
2) 認(rèn)證服務(wù)費(審核機構(gòu))
4) 認(rèn)證相關(guān)參考資料、宣傳費用(可選)
具體費用根據(jù)組織規(guī)模而有所不同。對于希望通過該項認(rèn)證的組織來說,在項目方案中應(yīng)確認(rèn)認(rèn)證服務(wù)費用是否包含后續(xù)年度的復(fù)審、復(fù)評和證書管理費用等。
前期調(diào)研
下面簡要介紹幾個認(rèn)證準(zhǔn)備階段常用的調(diào)研方式。
問卷調(diào)查是最為常用的方式之一,優(yōu)點是可以讓受訪對象能夠有針對性地準(zhǔn)備收集材料、整理相關(guān)信息,同時準(zhǔn)備的時間也相對充裕。在調(diào)研問卷回收的基礎(chǔ)上,可以安排進(jìn)行面對面的訪談,對問卷中的重要部分進(jìn)行展開了解。
2. 人員職責(zé)匯總
范例說明:
2) 縱向:按工作內(nèi)容排列。工作內(nèi)容可分為多級,填寫時應(yīng)盡可能覆蓋全面,各級工作內(nèi)容顆粒度應(yīng)統(tǒng)一。工作內(nèi)容分為兩級,在工作內(nèi)容的劃分時需要考慮覆蓋面與細(xì)致性問題。覆蓋面需要盡可能全面,而各級工作內(nèi)容劃分的顆粒度則又需要相對均衡。
P(Primary):代表主要負(fù)責(zé)人;
認(rèn)證的范圍編輯
信息技術(shù)服務(wù)管理體系認(rèn)證的業(yè)務(wù)類別
信息系統(tǒng)軟件設(shè)計開發(fā)
信息系統(tǒng)測試
信息系統(tǒng)工程監(jiān)理
基礎(chǔ)設(shè)施運行維護(hù)
軟件運行維護(hù)
軟件運營
呼叫中心/服務(wù)臺
· 得以獲得業(yè)界普遍認(rèn)同的國際證書ISO20000認(rèn)證;
· 提高IT服務(wù)的可用性、可靠性和安全性,為業(yè)務(wù)用戶提供高質(zhì)量的服務(wù);
· 提高項目的可提供性并確保如期交付;
· 建立IT部門一整套行之有效的持續(xù)改善機制和內(nèi)控機制;
戰(zhàn)略和IT戰(zhàn)略目標(biāo);
· 易于整合服務(wù)管理流程和其它管理系統(tǒng),如:信息安全管理體系ISMS 、質(zhì)量管理體系ISO9000等;
· 提高IT部門相關(guān)員工的專業(yè)素質(zhì),提高員工的服務(wù)能力和工作效率;
· 提升IT部門整體運作及部門間溝通的能力。
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